Har du etableret jeres whistleblowerordning korrekt?
En whistleblowerordning er ikke bare et stykke teknologi eller en juridisk formalitet. Det er en integreret løsning, der kræver en kombination af både software, juridiske dokumenter og ekspertise. Dette er krav for, at whistleblowerordningen kan anses for at være etableret korrekt, i henhold til Lov om beskyttelse af Whistleblowere.
Softwareløsningen: Teknologiens Rolle
En effektiv whistleblowerordning, begynder med en solid softwareløsning. Dette indebærer typisk et digitalt rapporteringssystem, der giver medarbejdere mulighed for anonymt og sikkert, at indberette potentielle uregelmæssigheder eller ulovlig adfærd i organisationen. Dette kan være afgørende for at sikre, at jeres medarbejdere føler sig tryg ved at træde frem med deres bekymringer.
Når whistlebloweren (jeres medarbejder) beslutter sig for at foretage en indberetning, er det vigtigt at systemet er let og intuitivt at benytte. Erfaringen viser at indberetningen ellers bliver droppet.
De fleste systemer tilbyder både en skriftlig og en mundtlig indberetning. Dette kan medvirke til en endnu større brugervenlighed. Særligt hvis programmet tilbyder en stemmeforvrænget mulighed. Dette vælges ofte af virksomhederne, for at understøtte whistleblowerens ønske og mulighed for at foretage indberetningerne anonymt.
Den Juridiske Løsning: Beskyttelse og Overholdelse
Men en softwareløsning alene er ikke tilstrækkelig. En whistleblowerordning skal også være solidt forankret i juridiske rammer for at sikre, at whistlebloweren beskyttes mod repressalier og at organisationen overholder relevante love og regler.
Dette indebærer udvikling af klare retningslinjer og procedurer for, hvordan indberetninger behandles, og hvordan whistlebloweres anonymitet og beskyttelse sikres. Det er derfor vigtigt at jeres virksomhed får udarbejdet en whistleblowerpolitik, en persondatapolitik, interne retningslinjer samt information til jeres betroede medarbejder.
Når der bliver foretaget en indberetning i jeres whistleblowerordning, er det vigtigt at I har de korrekte kompetencer til at foretage den juridisk vurdering af om forholdet falder inden for ordningen. I bør derfor overveje om I har en i jeres medarbejderstab der kan varetage denne funktion eller om I skal have en uafhængig 3. part til denne opgave.
Hvis du ønsker Whistleblower Legal tilkoblet kan du se vores pakker her
Konklusion: Den Integrerede Tilgang
I sidste ende er det den integrerede tilgang, der giver den bedste beskyttelse og overholdelse for både virksomheder og whistleblowere. Ved at kombinere en robust softwareløsning med en solid juridisk ramme kan I opbygge en whistleblowerordning, der ikke kun opfylder de lovgivningsmæssige krav, men også skaber et miljø, hvor jeres medarbejdere føler sig trygge ved at rapportere potentielle problemer og bidrage til en sundere og mere ansvarlig virksomhedskultur.
Læs mere