Det følger af Lov om beskyttelse af whistleblowere, at alle virksomheder med mere end 49 ansatte skal have etableret en ordningen hvor whistleblowere kan foretage indberetninger.
Men hvornår er en virksomhed mere end 49 ansatte? og gælder kravet med det samme man når 50 ansatte?
Whistleblowerloven trådte i kraft for at beskytte personer, der indberetter alvorlige forseelser i virksomheder og organisationer. For virksomheder er det afgørende at forstå, hvornår de har pligt til at etablere en whistleblowerordning. En væsentlig faktor i denne sammenhæng er, om virksomheden har mere end 49 medarbejdere. Men hvordan opgøres antallet af medarbejdere? Og hvornår indtræder pligten? I dette blogindlæg får du svarene.
Hvornår indtræder virksomhedens pligt til at etablere en whistleblowerordning?
Ifølge whistleblowerloven skal alle private virksomheder med 50 eller flere medarbejdere etablere en intern whistleblowerordning. Tærsklen på 50 medarbejdere betyder, at virksomheder med op til 49 ansatte ikke er omfattet af pligten, medmindre de er omfatte af anden lovgivning. For virksomheder med 50-249 medarbejdere trådte pligten i kraft den 17. december 2023.
For virksomheder med 250 eller flere medarbejdere trådte pligten i kraft allerede den 17. december 2021. Derfor er det nu essentielt for mindre og mellemstore virksomheder at have styr på, hvordan antallet af medarbejdere opgøres.
Hvordan opgøres antallet af medarbejdere?
At afgøre, om en virksomhed har mere end 49 medarbejdere, handler ikke blot om at tælle fuldtidsansatte. Ifølge lovgivningen skal alle medarbejdere tælles med, uanset ansættelsesform. For at gøre det klart, hvornår en virksomhed anses for at have 50 eller flere medarbejdere, bør følgende faktorer tages i betragtning:
Hvem tæller med?
- Fuldtidsansatte medarbejdere: Tæller med.
- Deltidsansatte medarbejdere: Tælles fuld med uanset beskæftigelsesgrad.
- Midlertidigt ansatte og vikarer: Skal tælles med, hvis de arbejder for virksomheden over en længere periode, typisk mere end 3 måneder.
- Lærlinge og praktikanter: Tælles med, hvis de modtager løn, uanset arbejdstid.
- Medarbejdere på barsel eller orlov: Tælles også med, hvis de fortsat er ansat i virksomheden.
Hvem tæller ikke med?
- Freelancere og eksterne konsulenter, der ikke er ansat.
- Bestyrelsesmedlemmer, medmindre de også er ansat i virksomheden.
Hvordan opgøres medarbejdertallet i praksis?
- Beregningen foretages som en gennemsnitlig opgørelse over året. Hvis virksomheden svinger i antal medarbejdere, vil gennemsnittet afgøre, om pligten til en whistleblowerordning gælder.
- Forpligtelsen indtræder når virksomheden i de fire senest forudgående kvartaler i gennemsnit har haft 50 eller flere ansatte.
- Hvis der sker en stigning i medarbejderantallet midt i året, bør virksomheden forberede sig på at implementere en whistleblowerordning hurtigst muligt.
Konsekvenser ved manglende overholdelse af reglerne
Manglende etablering af en lovpligtig whistleblowerordning kan have alvorlige konsekvenser for virksomheden. Disse kan omfatte:
- Bøder og sanktioner fra myndighederne.
- Skade på virksomhedens omdømme.
- Øget risiko for uopdagede interne problemer, der kan føre til større juridiske eller økonomiske tab.
Sådan sikrer du compliance
For at sikre overholdelse af whistleblowerloven kan virksomheder tage følgende skridt:
- Foretag en korrekt opgørelse af medarbejdertallet. Husk at medregne alle relevante medarbejdere og overvej koncernforhold.
- Etabler en passende whistleblowerordning. Dette kan gøres internt eller ved brug af eksterne leverandører, der tilbyder sikre og anonyme løsninger.
- Informer medarbejderne. Det er vigtigt at kommunikere klart til medarbejderne, hvordan whistleblowerordningen fungerer, og hvordan de kan benytte den.
- Overhold GDPR og databeskyttelsesregler. Sørg for, at den valgte ordning lever op til kravene om databeskyttelse.
Afslutning
Virksomheders pligt til at etablere en ordning for whistleblowere afhænger af medarbejdertallet. Når antallet overstiger 49 medarbejdere, skal virksomheden sikre, at der er en ordning på plads. En korrekt opgørelse af medarbejderantallet samt en velfungerende whistleblowerordning er afgørende for at overholde lovgivningen og beskytte virksomheden mod potentielle risici.
Har du brug for rådgivning om, hvordan din virksomhed bedst implementerer en whistleblowerordning? Kontakt os i dag – vi står klar til at hjælpe dig med at sikre compliance og skabe en tryg arbejdskultur.